노션 데이터베이스 필터, 정렬, 그룹화 올바르게 활용하기

안녕하세요! 오늘은 노션(Notion) 이용자라면 꼭 알아야 할 고급 기능 중 하나인 데이터베이스의 필터(Filter), 정렬(Sort), 그룹화(Group) 기능에 대해 상세하게 알아보겠습니다.

노션의 강점은 단순한 메모 기능을 넘어서 데이터베이스(DB) 기능을 통해 일정, 업무, 프로젝트, 루틴, 독서 등을 체계적으로 관리할 수 있다는 점입니다. 하지만 데이터가 많아지면 한눈에 보기 어려워, 이럴 때 필터, 정렬, 그룹화 기능을 잘 사용하면 노션의 생산성이 2배, 3배까지 향상됩니다.

오늘은 초보자도 따라 할 수 있도록 기본 개념부터 실전 사용법, 활용 팁까지 상세하게 설명해드리겠습니다.

노션의 데이터베이스란?

데이터베이스란? 정보를 표처럼 정리하고 다양하게 시각화(캘린더, 표, 보드, 등)로 관리할 수 있는 기능입니다.

예를 들어, 다음과 같이 노션 데이터베이스로 만들 수 있어요

  • 업무 진행현황

  • 프로젝트 일정표

  • 루틴 확인표

  • 독서 리스트

  • 블로그 콘텐츠 기획표

시간이 지날수록 표의 항목이 많아지면 원하는 정보만 골라보는 것이 필요해지는데, 이때 사용하는 것이 바로 필터, 정렬, 그룹화 기능입니다.

필터(Filter): 원하는 정보만 보기

✅ 필터란?

데이터베이스 안에서 특정 조건에 맞는 항목만 골라서 보여주는 기능입니다.
예:

  • 상태가 ‘진행 중’인 업무만 보기

  • 카테고리가 '에세이'인 독서 목록만 보기

  • 별점이 5점인 책만 보기

✅ 필터 설정 방법

  1. 데이터베이스 오른쪽 상단의 [Filter(필터)] 클릭

  2. [Add a filter] 또는 [Add filter group] 선택

  3. 조건을 설정합니다 (예: 상태 → is → 진행 중)

  4. 실시간으로 해당하는 조건에 맞는 항목만 화면에 표시

✅ 자주 사용하는 필터 예시

필터는 여러 조건을 AND/OR 조건으로 묶을 수도 있어요!


정렬(Sort) : 원하는 순서대로 보기

✅ 정렬이란?

데이터베이스를 원하는 기준으로 정렬하는 기능입니다.

  • 일자 순으로 정렬 → 일정표

  • 중요도 높은 순으로 정렬 → 우선순위 업무

  • 최근 작성된 순으로 정렬 → 최신 콘텐츠 확인

✅ 정렬 설정 방법

  1. 데이터베이스 오른쪽 상단의 [Sort(정렬)] 클릭

  2. [+ Add Sort] 클릭

  3. 기준 열(속성)을 선택하고, 오름차순(↑) 또는 내림차순(↓) 설정

✅ 자주 사용하는 정렬 예시

정렬은 중복 기준도 가능합니다.
예: 날짜 순 정렬 → 상태별 순 정렬 → 중요도 순 정렬 (3단계 적용)

그룹화(Group) : 데이터를 카테고리별로 묶어 보기

✅ 그룹화란?

데이터베이스 항목들을 특정 속성값 기준으로 묶어서 시각화하는 기능입니다.
예:

  • 상태별로 업무 구분 (예정 / 진행 중 / 완료)

  • 달성률 높은 습관 묶어서 확인하기

  • 카테고리별 독서 리스트

✅ 그룹화 설정 방법

각 그룹별로 자동개수/합계/평균 표시도 가능합니다.

  1. 데이터베이스 오른쪽 상단의 [Group(그룹화)] 클릭

  2. [+ Group by] 선택

  3. 기준 속성 선택 (예: 카테고리,상태 등)

✅ 자주 사용하는 그룹화 예시

그룹화된 데이터는 각 항목별로 접고 펼치기가 가능하여 매우 직관적으로 시각화 할 수 있습니다.

필터 + 정렬 + 그룹화 조합 활용법

노션의 진짜 장점은 이 기능들을 동시에 쓸 수 있다는 것이에요!

✅ 예시 1 프로젝트 진행 현황 보드

  • 그룹화: 상태별 (To Do, Doing, Done)

  • 필터: 프로젝트명 = ‘차기작 개발 캠페인’

  • 정렬: 마감일 오름차순

→ 특정 프로젝트의 업무를, 상태별로 나누어, 날짜순으로 확인 가능

✅ 예시 2 독서 노트 데이터베이스

  • 그룹화: 카테고리(소설, 심리, 에세이 등)

  • 필터: 별점 ≥ 4

  • 정렬: 읽은 날짜 내림차순

→ 최근 읽은 책 중 별점 높은 책만 카테고리별로 정리 가능

활용 팁! 뷰(View)로 다양한 목적의 화면 저장하기

위 기능들을 합쳐서 만든 화면은 [뷰(View)]로 저장해두면 상황에 따라 쉽게 사용할 수 있어요.

예시 뷰 목록:

  • 📅 월간 일정 캘린더

  • 🔥 마감된 업무만 보기

  • 📚 경영학 책만 모아보기

  • ✅ 이번 주 완료된 일만 보기

노션 상단의 [+ Add a view] 클릭하여, 여러 개의 맞춤 화면을 만들면 편리합니다.

자주 묻는 질문 (Q&A)

Q1. 필터/정렬은 뷰마다 따로 설정 가능한가요?
✅ 네! 뷰마다 개별적으로 설정할 수 있어서 여러개의 화면을 만들 수 있습니다.

Q2. 필터 조건을 복수로 설정할 수 있나요?
✅ 물론입니다. AND, OR 조건을 사용해 세세하게 필터링이 가능합니다.

Q3. 그룹화 기준을 두 개 이상 적용할 수 있나요?
✅ 현재는 한번에 하나의 그룹화만 가능하며, 뷰를 나눠서 각각 볼 수 있습니다.

마무리하며

오늘은 노션의 핵심 기능 중 하나인 필터, 정렬, 그룹화 기능에 대해 자세히 알아봤습니다. 세가지 기능을 제대로 익히면 단순 메모 기능을 넘어서 데이터를 분석하고 활용하는 강력한 도구를 경험하게 될 거예요. 오늘부터 필터, 정렬, 그룹화를 통해 내게 맞는 데이터 관리시스템을 만들어보세요😊

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